Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat
Die drei Ecksteine gelungener WEG-Verwaltung
Begehung der Wohnanlage mit dem Verwaltungsbeirat zu Beginn des Wirtschaftsjahres
- Feststellung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums
- im Ergebnis Einholen erforderlicher Angebote bereits im Vorfeld der Verwaltungsbeiratssitzung
Vorbereitung der Eigentümerversammlung gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat
- Prüfung der Hausgeldabrechnung für das Vorjahr
- Beratung des Wirtschaftsplanes für das laufende Geschäftsjahr
- Auswertung der im Ergebnis der Begehung eingeholten Angebote
- Beratung und Festlegung der Tagesordnung für die jährliche Eigentümerversammlung
Einberufung, Leitung und organisatorische Abwicklung der ordentlichen Eigentümerversammlung im ersten Halbjahr
- Einberufung, Leitung und organisatorische Abwicklung der ordentlichen Eigentümerversammlung
- hohe Akzeptanz der Beschlussvorlagen aufgrund gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat erarbeiteter Tagesordnung – im Ergebnis kurze Versammlungen und zufriedene Eigentümer!
Für uns Selbstverständliches sei trotzdem genannt
- Führung des Girokontos für die Hausgelder und des Anlagekontos für die Instandhaltungsrücklage als offene Fremdkonten getrennt vom Vermögen des Verwalters
- pünktliches Mahnen rückständiger Hausgelder ab dem ersten Monat sowie zeitnahe Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren
- Erstellen der Bescheinigung über haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen gemäß § 35a EStG kostenlos für jeden Eigentümer
- bestehender Rahmenvertrag für verbundene Gebäude-, Glas- und Haftpflichtversicherung einschließlich Elementarschadenversicherung
- die Auswahl der Vertragspartner (Dienstleister, Lieferanten, Ingenieurbüros, Gutachter, Rechtsanwälte, etc.) erfolgt ausschließlich auf Vorschlag und in Abstimmung mit der Wohnungseigentümergemeinschaft
Qualitätsmanagement
- seit 2011 erfolgt die interne Qualitätssicherung durch das elektronische Managementsystem DOMUS NAVI
- alle Vorgänge, wie bspw. die Veranlassung einer Reparatur oder die Umsetzung eines Versammlungsbeschlusses, werden vom System transparent und vollständig abgebildet und sind damit für Beiräte und Eigentümer in jeder Bearbeitungsphase nachvollziehbar dokumentiert
Finanz- und Vermögensverwaltung
- Eröffnung und Führung eines Girokontos für Hausgelder und eines Anlagekontos für die Instandhaltungsrücklage als offene Fremdkonten getrennt vom Vermögen des Verwalters
- Online-Banking – dadurch sind wir in der Lage, über Kontenstände und –bewegungen taggenau und präzise Auskunft zu geben
- Einrichtung und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung
- Aufstellen eines Wirtschaftsplanes bis spätestens 6 Monate nach Beginn des Wirtschaftsjahres
- Berechnen und Einziehen der Hausgelder auf Grundlage des beschlossenen Wirtschaftsplanes
- pünktliches Mahnen rückständiger Hausgelder nach Verzugseintritt, zeitnahe Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren
- Erstellen der Jahresabrechnung bis spätestens 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres, Durchführung der Rechnungsprüfung mit dem Verwaltungsbeirat
- Erstellen einer Bescheinigung über haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen gemäß § 35a EstG
- Überweisung der im Hausgeld anteilig enthaltenen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage auf das entsprechende Anlagekonto bis spätestens zum Ende des Wirtschaftsjahres
- kaufmännische Rechnungsprüfung und Bewirken der Zahlungen unter Nutzung etwa gewährter Skonti
Technische Verwaltung
- Überwachung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums
- Veranlassen von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen, beispielsweise Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden
- Bearbeiten von Versicherungsschäden am Gemeinschaftseigentum, insbesondere deren rechtzeitige Meldung
- Beratung der Eigentümer über die Notwendigkeit von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
- Einholen von Angeboten, Preisverhandlungen, Vergabe von Aufträgen, Überwachung und Abnahme der Arbeiten, Rechnungsprüfung und Rüge festgestellter Mängel
- Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten
Juristische Verwaltung
- Vorbereitung, Abschluss und Änderung der zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge
- Teilnahme am rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer
- Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren
- Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer auf Grundlage entsprechender Beschlussfassung, Aufbereitung aller erforderlichen Unterlagen und laufende Information des beauftragten Rechtsanwalts